Conservazione digitale dei documenti: cosa è importante sapere
Quando si parla della conservazione digitale dei documenti, la domanda che in molti si chiedono è: come funziona di preciso?
Di seguito vogliamo dare ai nostri lettori tutte le informazioni più importanti a riguardo, al fine di capire meglio cosa significa e come si svolge e quando è richiesta dalla legge.
Per maggiori informazioni si consiglia di consultare il seguente link di riferimento: www.datasis.it
Conservazione digitale: cos’è?
Prima di iniziare a leggere l’articolo è utile conoscere bene in cosa consiste la cosiddetta conservazione digitale.
Bene la spiegazione è la seguente: Consiste nell’insieme di tutte quelle attività e processi che assicurano la possibilità di accedere alle informazioni, l’utilizzabilità, autenticità, oltre al fatto di reperire in modo pratico e veloce sia i documenti che i fascicoli informatici.
Documentazione digitale: obbligatorietà
Il principale obiettivo della documentazione digitale è di garantire: utilizzabilità, accessibilità, autenticità e la reperibilità della documentazione informatica.
L’osservazione legislativa di tale processo è da ricondursi a quattro macrocategorie:
• E-mail inviate mediante posta elettronica con relativa certificazione, chiamata PEC
• Documenti dell’amministrazione pubblica
• Fatturazione elettroniche
• Contratti digitali nelle quali è apposta una firma digitale.
Sistema di conservazione e classificazione
Questa particolare fase richiede due distinti sistemi di archiviazione: di classificazione e di conservazione.
Vediamo più nel dettaglio in cosa consistono.
Sistema di classificazione
A tale riguardo è necessario fare riferimento al titolario di classificazione, ovvero la figura che ha il compito di stabilire la collocazione logica dei documenti, comprese le loro archiviazioni, a seconda della loro ragione, categoria e sottocategorie.
Tale procedimento è finalizzato a rendere tutto molto più efficiente e stabile anche a lungo termine.
Sistema di conservazione
Sempre mediante il titolario di classificazione, si svolge anche il sistema di conservazione, che, secondo quanto prescritto dall’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale, deve essere in grado di offrire la massima integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità e reperibilità della documentazione informatica.
Detto ciò si arriva a distinguere differenti sistemi di conservazione.
Infatti, può essere considerato tale: un server fisico in un centro di elaborazione dati, un database, un comune pc con delle cartelle ben organizzate, server in cloud, fino ad arrivare a meccanismo più complessi, che riguardano blockchain, flussi organizzati e backup periodici.
È compito dell’azienda o delle’inte interessato decidere quale tipologia di sistema è più idoneo alle proprie esigenze o delle caratteristiche dei propri obiettivi lavorativi, purché siano in linea con i quattro aspetti fondamentali sopra citati.
Strumenti necessari per la documentazione digitale
Il sistema di conservazione digitale dei documenti prevede l’utilizzo di diverse tipologie di strumenti, esattamente tre:
• Metadati minimi: costituiscono le informazioni più importanti relative a un determinato documento, al fine di poter essere messo in archivio in modo sistemato e recuperarlo in breve tempo in caso di necessità.
Metadati minimi possono essere: il responsabile del documento, l’oggetto e l’identificativo del documento.
• Marca temporale: insieme a un documento digitale, ne indica la data in cui è stata posta la firma, quindi il giorno della sua validità
• Firma digitale: ha il compito di individuare in modo univoco e veloce chi è la figura che ha firmato il documento rendendolo valido.
Fatture elettroniche digitali: conservazione
Tra i documenti richiesti per la conservazione digitale fanno parte le fatture digitale, queste vengono create e inviate al Sistema di interscambio nell’apposito formato Xml.
Le fatture digitale sono soggette a delle specifiche normative che fanno riferimento a:
• Articolo 3, comma 1: il quale dichiara che deve essere garantita la possibilità di poter ricercare delle fatture elettroniche a secondo di determinate informazioni, quali nome, data e codice fiscale
• Articolo 2220 del Codice Civile: afferma che ogni documento contabile deve essere conservato per un periodo di tempo non inferiore a dieci anni
• D.p.c.m del 3 dicembre 2013: quest’ultimo aspetto legislativo attesta che bisogna provvedere alla conservazione delle fatture elettroniche insieme all’emissiome di uno specifico pacchetto informativo.
