Organizzazione eventi: ecco cosa devi considerare

Con l’estate è tornata anche la voglia di far festa e divertirsi. Non sempre però organizzare un evento è un’ impresa semplice. In realtà infatti quando si organizza un’evento il divertimento è solo la ciliegina sulla torta e ci sono infatti tantissime cose a cui pensare. Ecco alcuni consigli per l’organizzazione di eventi a Milano raccolti da Toget4u.

Come organizzare lista degli invitati per l’organizzazione di eventi a Milano

Prima di tutto è necessario capire se l’evento che si vuole organizzare è ad ingresso libero o su invito o prenotazione. Non bisogna trascurare questa parte o rischiare di prenderla in considerazione soltanto in un momento successivo perché è dal numero di persone presenti all’evento che dipendono tante cose come per esempio la scelta della location. Se si decide di fare un evento con invito come potrebbe essere un matrimonio è necessario prestare molta attenzione alla lista degli invitati e soprattutto alla disposizione degli ospiti nei tavoli: un errore può essere fatale.

La location per l’ organizzazione di eventi a Milano

Scegliere la location è una delle questioni più difficili. Prima di tutto è necessario prendere in considerazione il meteo, così non si correrà il rischio di scegliere uno spazio coperto se fa troppo caldo o di sceglierne uno all’aperto quando è prevista pioggia. Successivamente è necessario considerare il numero di persone che potrebbero essere presenti all’evento. In questo modo sarà possibile scegliere uno spazio adatto a contenere tutti gli ospiti. È importante che l’organizzazione della sala sia fatta in base al tono dell’evento. Per un evento formale bisogna pensare a tavoli, magari rotondi con tovaglie lunghe, sedie e mise en place perfetta. Per un evento più informale basta un banchetto con qualche seduta per riposarsi.

Intrattenimento

Si può dire che un evento è riuscito soltanto se i partecipanti si sono divertiti. L’intrattenimento non può essere quindi trascurato, e sceglierlo non è semplice, bisogna infatti trovare qualcosa di adatto alla formalità e al tono dell’evento. La band musicale non è sempre la scelta giusta, così come il DJ o i ballerini. A seconda dell’evento si può stupire gli invitati anche con esibizioni artistiche live oppure con qualche gioco in cui coinvolgere gli ospiti. Il cibo è un’altro pilastro di un evento ben riuscito. Per capire quanto cibo acquistare o cucinare è necessario pensare al numero di invitati, se è troppo rischia di essere sprecato, se invece è poco gli ospiti rischiano di rimanere scontenti e affamati. È importante considerare anche la leggerezza o degli alimenti: cibi troppo pesanti rischiano di appesantire gli ospiti. In coppia col cibo è necessario considerare anche le bevande. Per quanto riguarda le bevande c’è da definire qualche dettaglio in più: se gli ospiti possono mangiare liberamente servendo i cibi tramite un buffet a meno che non si serva solo acqua o vino sarà a prescindere necessaria la presenza di un barman.

Personale

A prescindere dalla grandezza dell’evento non si può pensare dei fare tutto da soli e sarà per forza necessario assumere qualche collaboratore. Tra le figure più ricercate ci sono quelle che si occupano della sicurezza, non si può rischiare che ad un evento esclusivo ci siano degli imbucati o che si verifichi qualche disguido tra gli ospiti. è importante che ci sia anche del personale formato per l’accoglienza degli ospiti, per loro è importante sapere dove trovare il guardaroba o la sala fumatori senza dover disturbare in continuazione gli altri invitati. Anche per l’intrattenimento è importante assumere dei professionisti come musicisti, ballerini o artisti. Per l’open bar come già detto è fondamentale l’aiuto di un barman e anche per il banchetto sarebbe meglio affidarsi a un catering esterno. Questi sono solo alcuni tra i punti da considerare per fare in modo che un evento sia ben realizzato e soprattutto riuscito.

Se un evento risulta essere un flop non sarà servito a nulla organizzarlo. Per riuscire a fare tutto al meglio il consiglio è quello di affidarsi a un’agenzia di organizzazione eventi. Anni di esperienza e professionalità sono fondamentali per riuscire a prevedere un problema e sapere esattamente come risolverlo per fare in modo che tutto possa concludersi per il meglio.